25. toukokuuta 2018 se tapahtuu. Oletko valmis?

GDPR, General Data Protection Regulation, astuu voimaan koko EU:n alueella 25. toukokuuta tänä vuonna. Uusi tietosuoja-asetus sääntelee kaikkea henkilötietojen käsittelyä. Vaatimukset tulevat olemaan mittavat ja laiminlyöjille annettavat sakot suuret. Mutta apua on saatavissa.

GDPR korvaa henkilötietolain ja sisältää kaikkiaan 173 resitaalia ja 99 artiklaa. GDPR:n tarkoituksena on lisätä kansalaisten yksityisyyden suojaa ja oikeuksia. Tämä ilmenee siten, että yrityksille ja organisaatioille asetettavat vaatimukset koskien tiedottamista siitä, miten ne käsittelevät henkilötietoja, mitä tietoja ja miksi, kasvavat. Tietyissä olosuhteissa omien henkilötietojen käytön voi myös kieltää. Kansalaisten lisääntyneeseen suojaan sisältyy myös oikeus jäädä unohduksiin. Eli poistattaa tiedot.

Puutteet henkilötietojen käsittelyssä johtavat ns. hallinnolliseen sanktioon. Sakko voi olla enimmillään 20 miljoonaa euroa tai neljä prosenttia yrityksen tai organisaation maailmanlaajuisesta liikevaihdosta. Ruotsissa Datainspektionen on GDPR-säädösten noudattamista valvova viranomainen.

Henkilötietoja säilyttävien ja käsittelevien yritysten ja organisaatioiden on siis yksinkertaisesti hallittava hallussaan olevaa tietoa ja dataa. Tämä voi olla ongelma, jos tiedot on esimerkiksi arkistoitu mikrofilmille tai mikrokortille (microfiche). Mikrofilmi voi sisältää 17 000 asiakirjaa, ja oikean kuvan löytäminen ja mahdollisen sisällön raaputtaminen pois manuaalisesti on sekä aikaa vievää että erittäin kallista.

Ratkaisuna on arkistoidun tiedon ja datan digitalisointi ja indeksointi.

Deponan e-arkisto on ammattimainen pilvipalveluun perustuva digitaalinen arkistoratkaisu, joka tarjoaa helpon ja nopean pääsyn juuri siihen tietoon, jota kulloinkin tarvitset. Kaikki dokumentaatio on GDPR:n mukaista, ja huomion arvoista on myös se, että Depona toimii tietosuojavastaavana kaikille asiakkailleen, jotka antavat henkilötietonsa yrityksemme arkistoitavaksi. Vai onko organisaatiollasi tarvetta käsitellä ja säilyttää tiedot ja data omia ohjelmasovelluksia käyttäen ja omilla sisäisillä palvelimilla? Sekään ei ole ongelma, sillä voimme auttaa teitä skannaamaan mikrofilmillä ja mikrokortilla olevan materiaalin digitaaliseen muotoon ja luovuttamaan sitten kaiken teille.

Jos et ole vielä valmis GDPR:n tuloon, Deponan e-arkisto voi olla tärkeä askel yrityksesi tai organisaatiosi tiellä kohti uuden asetuksen noudattamista. Heti 25. toukokuuta 2018.